Ein System statt sechs: Was Tool-Chaos im Betrieb kostet

Reservierungen im Notizbuch und in drei Apps. Bestellungen auf Bons. Das Telefon in der Tasche des Managers. Der Dienstplan in einer Tabelle. Lieferanten im Messenger. Jedes dieser Tools funktioniert für sich, aber zusammen kosten sie mehr, als man denkt.

Sechs Bereiche, die jeder Betrieb hat

1. Reservierungen, Vorauszahlungen und Tickets;
2. Bestellungen, Küche und Bar;
3. Bezahlen am Tisch;
4. Telefon und Kontakt mit Gästen;
5. Einkauf bei Lieferanten;
6. Team: Recruiting, Dienstplan und Lohnzahlungen.

In vielen Betrieben läuft jeder dieser Bereiche über ein anderes Tool oder über einen Zettel.

Die versteckten Kosten der Zersplitterung

• Das Abtippen von Daten aus einem Tool ins nächste und die Fehler, die dabei entstehen.
• Kein Gesamtbild des Tages: wie viele Reservierungen es gab, wie viele Gäste kamen, wie viel verkauft wurde, wie viele Leute in der Schicht waren.
• Schulungen in mehreren Systemen für jede neue Person im Team.
• Mehrere Verträge, Rechnungen und Passwörter, die Sie im Blick behalten müssen.

Zeit berechnen

Notieren Sie eine Woche lang, wie viele Minuten Ihr Team täglich mit dem Abtippen von Reservierungen, dem Annehmen von Anrufen, dem Bestellen von Ware und dem Erstellen des Dienstplans verbringt. Multiplizieren Sie das mit der Zahl der Tage im Monat und dem Stundenlohn. Das Ergebnis sind Ihre monatlichen Kosten der Zersplitterung.

Was ein einziges Ökosystem bringt

Module, die zusammenarbeiten, tauschen Daten selbstständig aus: Eine von der KI bestätigte Reservierung ändert ihren Status im Kalender, und eine per QR-Code aufgegebene Bestellung landet im Kassensystem. Townely läuft im Browser, deshalb genügen die Geräte, die Sie bereits haben.

Erste Schritte

Sie müssen nicht alles auf einmal einführen. Beginnen Sie dort, wo das Problem am größten ist:

• leere Tische: Table Booking und Voice AI;
• E-Mails mit Eventanfragen: Concierge AI;
• Ticketverkauf für Events: Tickets;
• Warten auf das Kartenterminal: QR Order & Payment;
• Chaos in der Küche: Point of Sale;
• Lieferung und Fahrer: Delivery;
• Gäste, die nicht wiederkommen: Loyalty;
• Provisionen der Lieferplattformen für Bestellungen: Web & App;
• Lieferantenrechnungen in Aktenordnern: Invoices & Costs;
• Einkauf bei vielen Lieferanten: Marketplace;
• Fluktuation im Team: Jobs Platform.

Fragen an den Systemanbieter

• Mit welchen Systemen lässt es sich integrieren, und kann ich mein bisheriges Kassensystem behalten?
• Wie sieht der Support nach der Einführung aus, und wie lang ist die Reaktionszeit?
• Wie lange ist die Vertragslaufzeit?
• Wohin fließt das Geld der Gäste, und wer verwahrt es?
• Wie lange dauert die Einführung, und wie läuft die Schulung des Teams ab?