Eine Nachricht landet im Postfach
E-Mail oder Messenger
Concierge AI arbeitet mit Ihrem bestehenden Postfach, z. B. reservierung@ oder events@. Nachrichten aus dem Website-Formular, dem Chat und Messengern landen am selben Ort.
Concierge AI. Jede Eventanfrage in wenigen Minuten beantwortet.
Ein virtueller Concierge beantwortet E-Mails und Nachrichten von Gästen: Anfragen zu Firmenevents, Familienfeiern, Gruppenreservierungen und größeren Veranstaltungen. Er fragt Details nach, prüft die Verfügbarkeit und erstellt ein Angebot. Er arbeitet rund um die Uhr, 7 Tage die Woche.
Vorher und nachher
Ein Postfach, in dem nichts liegen bleibt.
Antwortzeit
Statt mehrere Tage zu warten, erhält der Gast in wenigen Minuten eine Antwort, auch abends und am Wochenende.
Unbeantwortete Anfragen
Keine E-Mail zu einem Event geht im Postfach zwischen Rechnungen und Lieferantenangeboten unter.
Eventdetails
Der Concierge sammelt alle Informationen schon im ersten Austausch, ohne mehrere E-Mail-Runden mit Rückfragen.
Viele Kanäle
Statt E-Mails, Messengern und Formularen an verschiedenen Orten haben Sie ein Postfach und einen Verlauf pro Gast.
Zeit des Managers
Der Manager kümmert sich um vollständige Anfragen, statt immer wieder dieselben Antworten zu schreiben.
Was er kann
Ein virtueller Concierge für Events und Gruppen.
- Firmen- und FamilienfeiernFirmenweihnachtsfeiern, Teamevents, Geburtstage, Erstkommunionen, Taufen, Bankette und Konferenzen.
- Fragt Details nachDatum, Uhrzeit, Gästezahl, Budget, Menü, Ernährungswünsche, Technik oder Übernachtung.
- Prüft die VerfügbarkeitSchaut in den Kalender für Räume und Tische und schlägt einen anderen Termin vor, wenn der gewünschte belegt ist.
- Erstellt ein AngebotStellt Menüs, Pakete und Preise aus dem Angebot des Betriebs zusammen und schickt sie mit der Antwort.
- VorreservierungTrägt den Termin als vorläufig in den Kalender ein und erinnert den Gast an die Bestätigung.
- Anfragen qualifizierenBeantwortet neue Anfragen sofort, solange der Gast noch Lokale vergleicht. Anfragen mit Termin, Gästezahl und Budget gibt er an den Manager weiter, die übrigen betreut er selbst, bis sie vollständig sind.
- ErinnerungenAntwortet der Gast nicht, hakt er per E-Mail oder SMS nach, bis die Sache erledigt ist, und bittet nach dem Event um eine Bewertung. Vor jedem Versand prüft er die Einwilligungen des Gastes.
- Alle Nachrichten in einem PostfachE-Mails, Website-Formular, Chat, Messenger, Instagram, WhatsApp und SMS landen an einem Ort. Der Austausch mit einem Gast bleibt eine einzige Konversation, auch wenn der Gast den Kanal wechselt oder Voice AI anruft.
- Ordnung im PostfachErkennt alle anderen Nachrichten wie Rechnungen, E-Mails von Lieferanten, Bewerbungen oder Beschwerden und weist sie den richtigen Personen zu.
- Der Ton Ihres BetriebsAntwortet in der Sprache des Gastes, in Ihrem Stil, ohne Tippfehler und mit Ihrer Signatur.
So funktioniert’s
Von der E-Mail zum bestätigten Event.
Erkennt die Anfrage
Art und Details
Art des Events, Datum, Gästezahl und Informationen, die noch fehlen.
Antwortet und fragt nach
In wenigen Minuten
Schickt eine Antwort mit einem Angebotsvorschlag und Rückfragen zu fehlenden Details.
Übergibt die fertige Anfrage
Manager und Kalender
Der Manager erhält eine Zusammenfassung, und der Termin wird als vorläufig in den Kalender eingetragen.
Arbeitsmodi
Sie entscheiden, wie viel Concierge AI übernimmt.
Vollautomatisch
Concierge AI antwortet selbstständig in dem Rahmen, den Sie festlegen.
Entwurf zur Freigabe
Concierge AI bereitet eine Antwort vor, der Manager passt sie an oder gibt sie mit einem Klick frei.
Nach Feierabend
Antwortet abends und am Wochenende und gibt Anliegen während der Arbeitszeit an Ihr Team weiter.
Team und KI
Wenn ein Mensch antwortet, hilft die KI.
- ÜbergaberegelnSie legen fest, wann eine Konversation an den Manager geht: bei bestimmten Themen wie einer Hochzeit oder einer Beschwerde, bei größeren Events oder wenn ein Gast unzufrieden ist.
- Zusammenfassung der KonversationBevor der Manager eine Konversation öffnet, sieht er in wenigen Sätzen, worum es geht, was bereits vereinbart ist und in welcher Stimmung der Gast ist.
- AntwortvorschlägeDie KI schlägt auf Basis des Angebots Ihres Betriebs eine Antwort vor. Sie müssen sie nur noch anpassen und absenden.
- ÜbersetzungEine Nachricht in einer Fremdsprache wird für das Team sofort übersetzt, und die Antwort erreicht den Gast in seiner Sprache.
- GasthistorieZu jeder Nachricht sehen Sie die früheren E-Mails, Gespräche mit Voice AI und Reservierungen des Gastes.
- Ordnung mit einem KlickBetreff, Kategorie, Notiz und Status der Anfrage werden automatisch ausgefüllt. Mitarbeitende müssen sie nur noch bestätigen.
Dashboard
Sehen Sie, wo jede Anfrage steht.
- AnfragestatusAlle Anfragen in einer Ansicht, aufgeteilt in „Neu“, „Angebot versendet“, „Wartet auf Gast“ und „Bestätigt“.
- Anliegen mit FristJedes Anliegen, ob Beschwerde, Fundsache oder Bitte um eine Rechnung, bekommt eine verantwortliche Person, eine Priorität und eine Antwortfrist. Sie sehen, welche Fristen bald ablaufen.
- KorrespondenzverlaufDer gesamte Nachrichtenaustausch mit dem Gast, direkt bei jeder Anfrage.
- Bewertung und StimmungJede Konversation, ob von der KI oder vom Team geführt, wird bewertet. Dazu sehen Sie die Stimmung des Gastes und die häufigsten Anfragethemen.
- Antwortzeit und ErfolgsquoteWie viele Anfragen eingegangen sind und wie viele zu bestätigten Events wurden.
- BenachrichtigungenDer Manager wird benachrichtigt, wenn eine große Anfrage eingeht, ein Anliegen eine Entscheidung erfordert oder die Stimmung der Gäste sinkt.
Sicherheit
Gästekorrespondenz unter Kontrolle.
DSGVO
DSGVO-konforme Datenverarbeitung mit Auftragsverarbeitungsvertrag.
Verschlüsselung und Server in der EU
Die Korrespondenz wird in jedem Schritt verschlüsselt und in zertifizierten Rechenzentren in der Europäischen Union gespeichert.
Vertraulichkeit
Nachrichten von Gästen werden nicht zum Training öffentlicher KI-Modelle verwendet. Die Modelle laufen in einer geschlossenen Umgebung.
Schutz vor Manipulation
Concierge AI lässt sich weder zu einem Rabatt außerhalb Ihres Angebots überreden noch zur Herausgabe von Daten anderer Gäste. Antworten werden vor dem Versand geprüft.
Zugang
Die Korrespondenz sehen nur berechtigte Personen aus Ihrem Team.
Transparenz
Gäste wissen, dass die Antwort von einem KI-Assistenten stammt.
Fragen
Häufige Fragen zu Concierge AI.
Muss ich meine E-Mail-Adresse ändern?
Nein. Concierge AI arbeitet mit Ihrem bestehenden Postfach.
Woher kennt Concierge AI das Angebot meines Betriebs?
Aus einer Wissensdatenbank, die wir bei der Einführung befüllen: Räume, Menüs, Pakete, Preise und Reservierungsregeln.
Was ist, wenn eine Anfrage ungewöhnlich ist?
Concierge AI rät nicht, sondern leitet die E-Mail zusammen mit einer Zusammenfassung des Anliegens an den Manager weiter.
Kann ich eine Antwort vor dem Versand prüfen?
Ja. Im Modus „Entwurf zur Freigabe“ wartet jede Antwort, bis Sie sie freigeben.
In welchen Sprachen antwortet Concierge AI?
In der Sprache, in der der Gast geschrieben hat.
Antwortet Concierge AI auch im Chat, über Messenger und WhatsApp?
Ja. Nachrichten aus E-Mail, Website-Formular, Chat, Messenger, Instagram, WhatsApp und SMS landen in einem Postfach, und Concierge AI antwortet in jedem dieser Kanäle.
Wann geht eine Anfrage an den Manager?
Das legen Sie fest: bei bestimmten Themen, bei größeren Events oder wenn ein Gast unzufrieden ist. Der Manager erhält eine Zusammenfassung der Konversation und einen Antwortvorschlag.
In welchem Tarif ist Concierge AI enthalten?
In jedem Tarif: Concierge AI können Sie als einziges Modul im Starter-Tarif oder als eines von fünf Modulen im Plus-Tarif wählen. Der Prime-Tarif umfasst alle Module. Preise ansehen.
Für wen
Bewährt in diesen Betrieben.
Ein Ökosystem
Verbunden mit dem Rest von Townely.
Die Lösungen funktionieren einzeln oder zusammen. Führen Sie weitere Module ein, wenn Ihr Betrieb sie braucht.
Wissen
Ratgeber zu diesem Modul.
ReservierungenKaution, Anzahlung oder Vorauszahlung? Wie Sie Geld für Reservierungen verlangenEine Vorauszahlung schützt vor leeren Tischen, doch es kommt darauf an, welches Wort Sie in Ihren Reservierungsbedingungen verwenden. Wir erklären die Unterschiede und zeigen Ihnen, wie Sie die Regeln für Tische, Logen und Tickets festlegen.3 Min. LesezeitStrategieEin System statt sechs: Was Tool-Chaos im Betrieb kostetReservierungen im Notizbuch, Bestellungen auf Bons, das Handy des Managers, der Dienstplan in einer Tabelle, Lieferanten im Messenger. Berechnen Sie den Zeitverlust durch das Abtippen und entscheiden Sie, wo Sie zuerst aufräumen.3 Min. Lesezeit
Bereit für Veränderung?