Geht ans Telefon
In etwa 2 Sekunden
Auch wenn die Rezeption gerade beschäftigt ist oder nicht innerhalb der eingestellten Zeit abnimmt.
Voice AI. Jeder Anruf angenommen, jede Reservierung erfasst.
Ein virtueller KI-Rezeptionist geht in etwa 2 Sekunden ans Telefon, führt natürliche Gespräche, nimmt Reservierungen an und bestätigt sie, beantwortet Fragen von Gästen und leitet Anliegen an Ihr Team weiter. Er ist rund um die Uhr im Einsatz, 7 Tage die Woche.
In Zahlen
Lassen Sie modernste Technologie für sich arbeiten.
24/7
virtueller Mitarbeiter unter der Nummer Ihres Betriebs
3 Min.
gespart bei jedem Anruf
−82,5%
weniger Arbeit am Telefon
−16%
weniger stornierte Reservierungen
Das Ergebnis hängt von der Art der Einführung und vom Betriebstyp ab.
Vorher und nachher
Das Telefon ist kein Problem mehr.
Verpasste Anrufe
Zu Stoßzeiten gehen manche Anrufe verloren. Mit Voice AI wird jeder Anruf angenommen.
Wartezeit
Anrufe werden in etwa 2 Sekunden angenommen, ohne Besetztzeichen und ohne Warteschleife.
Erreichbarkeit
Nicht nur während der Öffnungszeiten, sondern 24 Stunden am Tag, 365 Tage im Jahr.
Parallele Gespräche
Statt einer einzigen Leitung führt Voice AI viele Gespräche gleichzeitig, ohne Warteschlange.
Zeit Ihres Teams
Anrufe reißen Ihr Team nicht mehr von den Gästen weg, die schon da sind.
Qualitätskontrolle
Statt ein paar zufällige Aufnahmen anzuhören, sehen Sie für jedes Gespräch eine Bewertung und die Stimmung des Gastes.
Was er kann
Ein virtueller Rezeptionist, der Ihren Betrieb kennt.
- Reservierungen im GesprächPrüft freie Termine live im Kalender, trägt die Reservierung ein und schickt dem Gast eine SMS-Bestätigung.
- Erkennt StammgästeFindet den Gast anhand der Telefonnummer in der Datenbank, spricht ihn mit Namen an und kennt seinen Lieblingstisch oder seine Allergien. Mitarbeitende sehen das Gästeprofil, bevor sie abnehmen.
- Bestätigungen und ErinnerungenRuft vor dem Besuch an oder schickt eine SMS oder E-Mail. Reagiert der Gast nicht, folgt ein neuer Versuch über einen anderen Kanal, bis die Reservierung bestätigt oder abgesagt ist. Der Status im Kalender ändert sich dabei von selbst.
- Kampagnen für StammgästeLädt Gäste zur neuen Speisekarte, zu einer Verkostung oder einem Event ein: per Anruf, SMS oder E-Mail. Kontaktiert werden nur Personen, die zugestimmt haben.
- Antworten auf GästefragenBeantwortet Fragen zu Öffnungszeiten, Speisekarte und Allergenen, Parken, Anfahrt, Frühstück oder Check-in- und Check-out-Zeiten, auf Basis der Wissensdatenbank Ihres Betriebs.
- Weiterleitung an die richtige PersonErkennt das Anliegen und verbindet mit Rezeption, Küche, Eventteam oder Manager, auch passend zur Sprache des Gastes. Stammgäste lassen sich bevorzugt durchstellen, und nimmt niemand ab, wird eine Nachricht hinterlassen.
- RückrufeMöchte ein Gast lieber mit jemandem aus dem Team sprechen, wird ein Rückrufwunsch notiert, und das Team ruft zurück, sobald jemand frei ist. Wer seine Nummer im Formular auf der Website hinterlassen hat, wird sofort angerufen.
- Bestellungen zum MitnehmenNimmt Bestellungen zur Abholung oder Lieferung an und schlägt Extras vor, z. B. ein Dessert oder ein Getränk.
- Viele SprachenErkennt die Sprache des Anrufers und führt das Gespräch in dieser Sprache.
- Infos per SMSSchickt auf Wunsch des Gastes die Adresse, einen Link zur Speisekarte oder einen Reservierungslink.
- Öffnungszeiten und FeiertageSie legen die Öffnungszeiten einmal fest und tragen Ausnahmen für Feiertage und Ruhetage in den Kalender ein. Außerhalb der Öffnungszeiten erklärt Voice AI Anfahrt und Zugang, nimmt Reservierungen an und verbindet in dringenden Fällen mit dem Bereitschaftsdienst.
So funktioniert’s
Vom ersten Klingeln bis zum Kalendereintrag.
Erkennt das Anliegen
Natürliches Gespräch
Versteht Alltagssprache: einen Terminwunsch, eine Frage, eine Änderung oder eine Rückrufbitte.
Erledigt oder übergibt
Reservierung oder Team
Trägt die Reservierung ein oder beantwortet die Frage und verbindet nach Ihren Regeln mit der richtigen Person, inklusive Zusammenfassung.
Fasst zusammen
SMS und E-Mail
Der Gast erhält eine Bestätigung, das Team eine Zusammenfassung und ein Transkript des Gesprächs.
Arbeitsmodi
Sie entscheiden, wann Voice AI abnimmt.
Erste Anlaufstelle
Voice AI nimmt jeden Anruf sofort an.
Backup für die Rezeption
Übernimmt den Anruf, wenn Ihr Team nicht innerhalb von 10 bis 20 Sekunden abnimmt.
Besetzte Leitung
Nimmt ab, wenn die Rezeption bereits ein anderes Gespräch führt.
Nach Feierabend
Arbeitet nachts, am Wochenende und an Feiertagen, wenn Ihr Betrieb geschlossen ist.
Team und KI
Wenn ein Mensch übernimmt.
- ÜbergaberegelnSie legen fest, wann Voice AI das Gespräch an einen Menschen übergibt: bei bestimmten Themen wie Hochzeit oder Reklamation, bei größeren Reservierungen oder wenn ein Gast verärgert ist.
- Übergabe ohne WiederholungenMitarbeitende übernehmen mit einer Zusammenfassung: wer anruft, worum es geht und was schon vereinbart wurde. Der Gast muss nicht von vorn anfangen.
- Vorschläge während des GesprächsWährend Ihr Team telefoniert, schlägt die KI Antworten aus der Wissensdatenbank des Betriebs vor, z. B. Preise für Veranstaltungsräume, Kautionsregeln oder Gruppenmenüs.
- Notiz mit einem KlickNach dem Gespräch erstellt die KI selbst eine Notiz, ordnet dem Anliegen ein Thema zu und aktualisiert Reservierung und Gästeprofil. Ihr Team muss nur noch bestätigen.
Dashboard und Berichte
Sie wissen, wonach Ihre Gäste fragen.
- GesprächshistorieAufnahme, Transkript und Ergebnis jedes Gesprächs an einem Ort. Die Stichwortsuche führt direkt zur richtigen Stelle der Aufnahme.
- Zusammenfassung per E-MailNach jedem Gespräch erhält das Team eine Zusammenfassung und erfährt, was der Assistent erledigt hat.
- Bewertung jedes GesprächsDie KI bewertet alle Gespräche, ihre eigenen und die Ihres Teams, anhand Ihrer Checkliste, z. B. ob eine Kaution angeboten und die Uhrzeit bestätigt wurde.
- Stimmung der GästeJedes Gespräch wird als zufrieden, neutral oder verärgert markiert, auch als Trend im Zeitverlauf.
- GesprächsthemenGespräche nach Themen gruppiert: wonach Gäste am häufigsten fragen und worüber sie sich beschweren, mit hervorgehobenen Schlüsselwörtern wie den Namen von Gerichten.
- Warnmeldungen für ManagerEin Signal, wenn die Stimmung der Gäste sinkt oder dasselbe Problem in mehreren Gesprächen auftaucht, bevor es in Online-Bewertungen landet.
- ErfolgsquoteAnzahl der angenommenen Reservierungen und Anteil der Gespräche, in denen das Anliegen erledigt wurde.
- Übergaben ans TeamWann und warum ein Gespräch an einen Menschen ging.
- StoßzeitenWann die meisten Gäste anrufen: Trends, Diagramme und Datenexport.
Sicherheit
Gästedaten unter Kontrolle.
DSGVO
DSGVO-konforme Datenverarbeitung mit Auftragsverarbeitungsvertrag.
Verschlüsselung
Gespräche und Daten sind in jeder Phase verschlüsselt: bei der Speicherung und bei der Übertragung.
Server in der EU
Daten und Aufnahmen speichern wir in zertifizierten Rechenzentren in der Europäischen Union.
Aufnahmen unter Kontrolle
Sie legen fest, wie lange wir Aufnahmen speichern und wer darauf zugreifen darf. Danach werden sie automatisch gelöscht, und vorher können Sie sie jederzeit selbst löschen.
Vertrauliche Gespräche
Gespräche mit Gästen werden nicht zum Training öffentlicher KI-Modelle verwendet. Die Modelle laufen in einer geschlossenen Umgebung.
Schutz vor Manipulation
Voice AI lässt sich weder zu Rabatten außerhalb des Angebots überreden noch dazu, Daten anderer Gäste herauszugeben. Antworten werden geprüft, bevor sie ausgesprochen werden.
Zugang
Gespräche sehen nur berechtigte Personen aus Ihrem Team, und der Verlauf zeigt, wer wann was vereinbart hat.
AI Act
Anrufer wissen, dass sie mit einer KI sprechen, gemäß Art. 50 der KI-Verordnung (AI Act).
Einführung
Vom ersten Gespräch bis zum ersten angenommenen Anruf.
Die Telefonanlage richten wir in 2–4 Wochen ein, je nach Telefonanbieter.
Wir lernen Ihren Betrieb kennen
Gespräch und Demo
Abteilungen, Öffnungszeiten, Reservierungssystem und die häufigsten Anliegen der Gäste.
Wissensdatenbank
Formular
Öffnungszeiten, Speisekarte, Parken, Reservierungsregeln und Abläufe außerhalb der Öffnungszeiten.
Ihre Nummer bleibt
Rufumleitung
Voice AI läuft über eine zusätzliche Nummer, und Sie richten eine Rufumleitung von der Nummer Ihres Betriebs ein.
Tests und Start
Gemeinsam mit Ihrem Team
Wir testen Gespräche mit Ihrem Team, schulen Sie im Dashboard und gehen live.
Kunden
Das sagen Restaurants.
„Seit wir Reservierungen per KI bestätigen lassen, erreichen wir in den geführten Gesprächen mit unseren Gästen eine Erfolgsquote von 94 %.“
Fragen
Häufige Fragen zu Voice AI.
Wann arbeitet der virtuelle Mitarbeiter?
Rund um die Uhr, 7 Tage die Woche, unter der Nummer Ihres Betriebs.
Wie viele Gespräche schafft er gleichzeitig?
Viele gleichzeitig, deshalb landen Gäste selbst zu Stoßzeiten nicht in der Warteschleife.
Was passiert, wenn die KI keine Antwort weiß?
Die KI rät nicht, sondern übergibt das Gespräch an Ihr Team oder notiert die Frage und einen Rückrufwunsch.
Wann geht ein Gespräch an einen Menschen?
Immer dann, wenn Sie es festlegen: bei bestimmten Themen, größeren Reservierungen oder wenn ein Gast verärgert ist. Ihr Team erhält eine Zusammenfassung, sodass der Gast sein Anliegen nicht wiederholen muss.
Bleibt die Nummer des Betriebs gleich?
Ja. Gäste wählen dieselbe Nummer, und die Anrufe gelangen per Rufumleitung zu Voice AI.
Kann ich die Gespräche einsehen?
Ja. Im Dashboard finden Sie die Gesprächshistorie mit Aufnahme, Transkript und Zusammenfassung.
Lernt die KI aus Gästegesprächen?
Nein. Aufnahmen und Transkripte werden nicht zum Training öffentlicher KI-Modelle verwendet, und Sie entscheiden, wie lange wir sie speichern.
Wissen Gäste, dass sie mit einer KI sprechen?
Seit dem 2. August 2026 verlangt Art. 50 der KI-Verordnung (AI Act), dass Anrufer wissen, wenn sie mit einer KI sprechen. Mehr dazu in unserem Artikel über das Telefon im Restaurant.
Wie lange dauert die Einrichtung, und in welchem Tarif?
Die Telefonanlage richten wir in 2–4 Wochen ein, je nach Telefonanbieter; der Vertrag dafür läuft 24 Monate. In jedem Tarif: Im Starter-Tarif wählen Sie Voice AI als einziges Modul, im Plus-Tarif als eines von fünf. Der Prime-Tarif umfasst alle Module. Preise ansehen.
Für wen
Bewährt in diesen Betrieben.
Ein Ökosystem
Verbunden mit dem Rest von Townely.
Die Lösungen funktionieren einzeln oder zusammen. Führen Sie weitere Module ein, wenn Ihr Betrieb sie braucht.
Wissen
Ratgeber zu diesem Modul.
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Bereit für Veränderung?