Arrhes, acompte ou prépaiement ? Comment faire payer une réservation

Le prépaiement est la protection la plus efficace contre les tables vides et les carrés VIP invendus. Mais c'est la façon dont vous nommez l'argent perçu et ce que vous inscrivez dans vos conditions de réservation qui déterminent si vous pouvez le garder quand le client ne vient pas.

Quand faire payer à l'avance

Le plus souvent pour les grands groupes, les jours de forte affluence (vendredis, samedis, jours fériés, Saint-Sylvestre), les dîners dégustation, les événements avec billetterie et les réservations de carrés VIP en club. Le prépaiement est doublement utile : le client prend sa réservation plus au sérieux, et vous disposez plus tôt des fonds pour vos achats et votre organisation.

Arrhes (zadatek)

Les arrhes sont régies par l'article 394 du Code civil polonais. Sauf accord contraire des parties :

• si le client n'exécute pas le contrat, par exemple s'il ne vient pas, l'établissement peut s'en retirer et conserver les arrhes ;
• si c'est l'établissement qui n'exécute pas le contrat, le client peut exiger le remboursement du double ;
• si le contrat est exécuté, les arrhes sont déduites de l'addition ;
• si le contrat est résilié ou n'aboutit pas pour des raisons dont personne n'est responsable, ou dont les deux parties sont responsables, les arrhes sont restituées.

Acompte (zaliczka)

L'acompte est une partie du prix payée à l'avance. La loi polonaise ne lui attache aucun effet particulier : si le contrat n'aboutit pas, l'acompte est donc en principe remboursé. Si vos conditions de réservation parlent d'« acompte », ne comptez pas le garder en cas d'absence du client.

Le prépaiement en pratique

En polonais courant, le « prépaiement » (przedpłata) désigne le plus souvent un acompte. Mais c'est le contenu du contrat qui compte, pas son nom. Si vous voulez que la somme soit perdue quand le client ne vient pas, écrivez-le clairement dans vos conditions de réservation et montrez-les au client avant le paiement.

Le client a-t-il 14 jours pour se rétracter ?

Pour les contrats conclus en ligne, le consommateur dispose généralement de 14 jours pour se rétracter. La loi polonaise sur les droits des consommateurs exclut toutefois ce droit pour la restauration et pour les services liés aux loisirs et aux événements de divertissement, sportifs ou culturels, lorsque le contrat précise la date ou la période de la prestation (art. 38, point 12). En principe, une réservation de table pour une soirée donnée ou un billet de concert pour une date précise ne donnent donc pas droit à 14 jours de rétractation. Ce sont vos propres règles qui fixent les remboursements.

Comment définir vos règles, étape par étape

1. Quand exiger un prépaiement : à partir de combien de personnes, quels jours, pour quels événements.
2. Combien demander : un montant fixe par personne ou une partie du prix du menu.
3. Jusqu'à quand le client peut annuler sa réservation sans frais, et ce qui se passe ensuite.
4. Retards : combien de minutes vous attendez avant de libérer la table.
5. Comment et quand vous remboursez.
6. Où le client voit les règles : dans le formulaire de réservation, avant le paiement et dans la confirmation.

Exemple de règles à adapter

Adaptez les chiffres à votre établissement. Le montant doit rester raisonnable : les clauses des contrats avec les consommateurs qui imposent des frais manifestement excessifs peuvent être jugées abusives.

Les erreurs les plus fréquentes

• Le mot « acompte » dans les conditions, alors que l'établissement veut garder l'argent si le client ne vient pas.
• Des règles cachées dans des conditions générales que le client ne voit pas avant de payer.
• Aucune information sur le délai d'annulation sans frais.
• Des règles différentes au téléphone, sur le site et sur les réseaux sociaux.

Cet article est fourni à titre informatif et ne constitue pas un conseil juridique. Faites relire vos conditions de réservation et vos conditions de vente de billets par un juriste.