Le concierge virtuel répond aux e-mails et aux messages de vos clients : demandes de soirées d'entreprise, de fêtes de famille, de réservations de groupe ou d'événements plus importants. Il demande les détails, vérifie les disponibilités et prépare une offre. Il fonctionne 24 h/24, 7 j/7.
Avant et après
Une boîte de réception où rien ne traîne.
Délai de réponse
Au lieu d'attendre plusieurs jours, le client reçoit une réponse en quelques minutes, même le soir et le week-end.
Demandes sans réponse
Aucun e-mail concernant un événement ne se perd dans la boîte de réception entre les factures et les offres des fournisseurs.
Détails de l'événement
Le concierge réunit toutes les informations dès le premier échange, sans multiplier les allers-retours d'e-mails pour poser des questions.
Plusieurs canaux
Au lieu d'e-mails, de messageries et de formulaires dispersés, vous avez une seule boîte de réception et un seul fil de discussion par client.
Le temps du gérant
Le gérant traite des demandes complètes, au lieu de réécrire sans cesse les mêmes réponses.
Ce qu'il sait faire
Un concierge virtuel pour les événements et les groupes.
Événements d'entreprise et fêtes de familleRepas de Noël d'entreprise, team buildings, anniversaires, communions, baptêmes, banquets et conférences.
Demande les détailsDate, heure, nombre de personnes, budget, menu, régimes alimentaires, matériel ou hébergement.
Vérifie les disponibilitésConsulte le calendrier des salles et des tables et, si la date est prise, en propose une autre.
Prépare une offreChoisit menus, forfaits et prix dans l'offre de l'établissement et les envoie dans sa réponse.
Réservation provisoireInscrit la date comme provisoire dans le calendrier et rappelle au client de la confirmer.
Qualification des demandesRépond tout de suite à chaque nouvelle demande, pendant que le client compare encore les établissements. Transmet au gérant les demandes qui précisent la date, le nombre de personnes et le budget, et suit lui-même les autres jusqu'à ce qu'elles soient complètes.
RelancesSi le client ne répond pas, il le relance par e-mail ou par SMS jusqu'à ce que le dossier soit clos, et après l'événement, il lui demande un avis. Avant chaque envoi, il vérifie les consentements du client.
Tous les messages dans une seule boîte de réceptionE-mails, formulaire du site, chat, Messenger, Instagram, WhatsApp et SMS : tout arrive au même endroit. Un échange avec un client reste un seul fil de discussion, même s'il change de canal ou appelle Voice AI.
Une boîte de réception bien rangéeConcierge AI reconnaît les autres messages, comme les factures, les e-mails des fournisseurs, les CV ou les réclamations, et les attribue aux bonnes personnes.
Le ton de votre établissementLes réponses partent dans la langue du client, dans votre style, sans faute de frappe et avec votre signature.
Comment ça marche
De l'e-mail à l'événement confirmé.
Le message arrive dans la boîte de réception
01
E-mail ou messagerie
Concierge AI fonctionne avec votre boîte de réception actuelle, par exemple reservations@ ou evenements@. Les messages du formulaire, du chat et des messageries arrivent au même endroit.
Il identifie la demande
02
Type et détails
Type d'événement, date, nombre d'invités et informations encore manquantes.
Il répond et demande des précisions
03
En quelques minutes
Il envoie une réponse avec une proposition d'offre et des questions sur les détails manquants.
Il transmet la demande complète
04
Gérant et calendrier
Le gérant reçoit un résumé, et la date est inscrite en option dans le calendrier.
Modes de fonctionnement
Vous décidez jusqu'où va Concierge AI.
Automatisation complète
Concierge AI répond seul, dans le cadre que vous avez défini.
Brouillon à valider
Il prépare une réponse, que le gérant corrige ou valide en un clic.
Hors heures ouvrées
Il répond le soir et le week-end, et confie les demandes à l'équipe pendant les heures ouvrées.
L'équipe et l'IA
Quand un humain répond, l'IA l'assiste.
Règles de transfertVous décidez quand une conversation passe au gérant : pour certains sujets, comme un mariage ou une réclamation, pour les événements importants ou quand un client est mécontent.
Résumé de la conversationAvant même d'ouvrir la conversation, le gérant voit en quelques phrases de quoi il s'agit, ce qui a déjà été convenu et dans quel état d'esprit se trouve le client.
Suggestions de réponseL'IA propose une réponse à partir de l'offre de l'établissement. Il suffit de la corriger et de l'envoyer.
TraductionUn message en langue étrangère est aussitôt traduit pour l'équipe, et la réponse parvient au client dans sa langue.
Historique du clientChaque message s'affiche avec les e-mails précédents du client, ses appels avec Voice AI et ses réservations.
Rangement en un clicL'objet, la catégorie, la note et le statut de la demande se remplissent automatiquement. L'employé n'a plus qu'à les valider.
Tableau de bord
Le suivi de chaque demande, étape par étape.
Statut des demandesToutes les demandes dans une seule vue, réparties entre nouvelles, offre envoyée, en attente du client et confirmées.
Dossiers avec échéanceChaque dossier, qu'il s'agisse d'une réclamation, d'un objet perdu ou d'une demande de facture, reçoit un responsable, une priorité et un délai de réponse. Vous voyez ce qui approche de l'échéance.
Historique des échangesTous les échanges avec le client, rattachés à chaque demande.
Évaluation et ressentiChaque conversation, menée par l'IA ou par l'équipe, est évaluée, avec le ressenti du client et les sujets de demande les plus fréquents.
Temps de réponse et efficacitéCombien de demandes sont arrivées et combien se sont transformées en événements confirmés.
NotificationsLe gérant est alerté quand une demande importante arrive, qu'un dossier exige une décision ou que le ressenti des clients se dégrade.
Sécurité
La correspondance de vos clients sous contrôle.
RGPD
Traitement des données conforme au RGPD, avec un contrat de sous-traitance.
Chiffrement et serveurs dans l'UE
La correspondance est chiffrée à chaque étape et stockée dans des centres de données certifiés au sein de l'Union européenne.
Confidentialité
Les messages des clients ne servent pas à entraîner des modèles d'IA publics. Les modèles fonctionnent dans un environnement fermé.
Protection contre la manipulation
Impossible de convaincre Concierge AI d'accorder une remise hors offre ou de communiquer les données d'autres clients. Les réponses sont vérifiées avant l'envoi.
Accès
Seuls les membres autorisés de votre équipe ont accès à la correspondance.
Transparence
Le client sait que la réponse a été préparée par un assistant IA.
Questions
Questions fréquentes sur Concierge AI.
Dois-je changer d'adresse e-mail ?
Non. Concierge AI fonctionne avec votre boîte de réception actuelle.
Comment Concierge AI connaît-il l'offre de l'établissement ?
Grâce à une base de connaissances que nous complétons lors de la mise en place : salles, menus, forfaits, prix et conditions de réservation.
Et si la demande sort de l'ordinaire ?
Concierge AI ne devine pas. Il transmet l'e-mail au gérant avec un résumé du dossier.
Puis-je vérifier une réponse avant son envoi ?
Oui. En mode « brouillon à valider », chaque réponse attend votre feu vert.
Dans quelles langues répond-il ?
Dans la langue utilisée par le client.
Répond-il aussi sur le chat, Messenger et WhatsApp ?
Oui. Les messages reçus par e-mail, via le formulaire du site, le chat, Messenger, Instagram, WhatsApp et SMS arrivent dans une seule boîte de réception, et Concierge AI répond sur chacun de ces canaux.
Quand une demande est-elle transmise au gérant ?
Quand vous le décidez : pour certains sujets, pour les événements importants ou quand un client est mécontent. Le gérant reçoit un résumé de la conversation et une proposition de réponse.
Quelle formule inclut Concierge AI ?
Dans toutes les formules : vous pouvez choisir Concierge AI comme module unique de la formule Starter ou comme l'un des cinq modules de la formule Plus. La formule Prime inclut tous les modules. Voir les tarifs.