Beskeden lander i indbakken
Mail eller beskedapp
Concierge AI arbejder i din nuværende indbakke, fx booking@ eller events@. Beskeder fra formularen, chatten og beskedapps lander samme sted.
Concierge AI. Alle forespørgsler om arrangementer besvaret på få minutter.
En virtuel concierge besvarer gæsternes mails og beskeder: forespørgsler om firmaarrangementer, selskaber, gruppereservationer og større events. Den spørger ind til detaljerne, tjekker, om der er ledigt, og udarbejder et tilbud. Den arbejder døgnet rundt, 7 dage om ugen.
Før og efter
En indbakke, hvor intet bliver liggende.
Svartid
I stedet for at vente flere dage får gæsten svar på få minutter – også om aftenen og i weekenden.
Ubesvarede forespørgsler
Ingen mail om et arrangement forsvinder i indbakken mellem fakturaer og tilbud fra leverandører.
Detaljer om arrangementet
Conciergen indsamler alle oplysninger allerede i første udveksling – uden flere runder mails med spørgsmål.
Mange kanaler
I stedet for mails, beskedapps og formularer hver for sig har du én indbakke og én tråd med hver gæst.
Managerens tid
Manageren tager sig af komplette forespørgsler i stedet for at skrive de samme svar igen og igen.
Det kan den
En virtuel concierge til arrangementer og grupper.
- Firmaarrangementer og selskaberFirmajulefrokoster, teambuilding, fødselsdage, kommunionsfester, barnedåb, banketter og konferencer.
- Spørger ind til detaljerneDato, tidspunkt, antal gæster, budget, menu, kosthensyn, udstyr eller overnatning.
- Tjekker ledighedKigger i kalenderen over lokaler og borde og foreslår en anden dato, hvis den ønskede er optaget.
- Udarbejder et tilbudVælger menuer, pakker og priser fra stedets udbud og sender dem med i svaret.
- Foreløbig reservationSkriver datoen ind i kalenderen som foreløbig og minder gæsten om at bekræfte.
- Vurdering af forespørgslerSvarer straks på nye forespørgsler, mens gæsten stadig sammenligner steder. Forespørgsler med dato, antal gæster og budget sender den videre til manageren, og resten følger den selv op på, indtil de er komplette.
- PåmindelserHvis gæsten ikke svarer, tager den kontakt igen via mail eller sms, indtil sagen er lukket, og efter arrangementet beder den om en anmeldelse. Før hver udsendelse tjekker den, hvilke samtykker gæsten har givet.
- Alle beskeder i én indbakkeMails, formularen på hjemmesiden, chat, Messenger, Instagram, WhatsApp og sms samles ét sted. Samtalen med gæsten er én tråd, også når gæsten skifter kanal eller ringer til Voice AI.
- Orden i indbakkenGenkender de øvrige beskeder, fx fakturaer, mails fra leverandører, CV'er og klager, og fordeler dem til de rette personer.
- Stedets egen toneSvarer på gæstens sprog, i din stil, uden stavefejl og med din signatur.
Sådan fungerer det
Fra mail til bekræftet arrangement.
Genkender forespørgslen
Type og detaljer
Type af arrangement, dato, antal gæster og de oplysninger, der stadig mangler.
Svarer og spørger ind
På få minutter
Sender et svar med et tilbudsforslag og spørgsmål om de manglende detaljer.
Sender den færdige forespørgsel videre
Manager og kalender
Manageren får et resumé, og datoen lægges ind i kalenderen som foreløbig.
Tilstande
Du bestemmer, hvor meget Concierge AI klarer.
Fuld automatisering
Concierge AI svarer selv inden for de rammer, du har sat.
Udkast til godkendelse
AI'en forbereder et svar, og manageren retter det til eller godkender det med ét klik.
Uden for arbejdstid
AI'en svarer om aftenen og i weekenden, og i arbejdstiden giver den sagerne videre til teamet.
Team og AI
Når et menneske svarer, hjælper AI'en til.
- Regler for overdragelseDu bestemmer, hvornår en tråd går videre til manageren: ved udvalgte emner som bryllupper eller klager, ved større arrangementer eller når en gæst er utilfreds.
- Resumé af trådenFør manageren åbner en tråd, viser et par sætninger, hvad den handler om, hvad der allerede er aftalt, og hvilket humør gæsten er i.
- SvarforslagAI'en foreslår et svar ud fra det, stedet tilbyder. Du skal bare rette det til og sende det.
- OversættelseEn besked på et fremmedsprog bliver straks oversat for teamet, og gæsten får svaret på sit eget sprog.
- Gæstens historikVed hver besked kan du se gæstens tidligere mails, samtaler med Voice AI og reservationer.
- Orden med ét klikForespørgslens emne, kategori, note og status udfyldes automatisk. Medarbejderen skal bare godkende dem.
Overblik
Se, hvor hver forespørgsel står.
- Status på forespørgslerAlle forespørgsler i én visning, opdelt efter status: ny, tilbud sendt, venter på gæsten og bekræftet.
- Sager med fristHver sag, uanset om det er en klage, en glemt genstand eller en anmodning om faktura, får en ansvarlig, en prioritet og en svarfrist. Du kan se, hvad der nærmer sig fristen.
- KorrespondancehistorikHele beskedudvekslingen med gæsten samlet ved hver forespørgsel.
- Vurdering og stemningHver tråd får en vurdering, uanset om AI'en eller teamet har håndteret den, sammen med gæstens stemning og de hyppigste emner i forespørgslerne.
- Svartid og konverteringHvor mange forespørgsler der er kommet ind, og hvor mange der er blevet til bekræftede arrangementer.
- NotifikationerManageren får besked, når der kommer en stor forespørgsel, en sag kræver en beslutning, eller gæsternes stemning daler.
Sikkerhed
Styr på gæsternes korrespondance.
GDPR
GDPR-kompatibel databehandling med databehandleraftale.
Kryptering og servere i EU
Korrespondancen er krypteret i alle led og opbevares i certificerede datacentre i EU.
Privatliv
Gæsternes beskeder bruges ikke til at træne offentlige AI-modeller. Modellerne kører i et lukket miljø.
Beskyttelse mod manipulation
Concierge AI kan ikke overtales til at give en rabat, der ikke er en del af dit tilbud, eller til at udlevere andre gæsters oplysninger. Svarene tjekkes, før de sendes.
Adgang
Kun autoriserede personer i dit team kan se korrespondancen.
Gennemsigtighed
Gæsten ved, at svaret er skrevet af en AI-assistent.
Spørgsmål
Ofte stillede spørgsmål om Concierge AI.
Skal jeg skifte mailadresse?
Nej. Concierge AI arbejder i din nuværende indbakke.
Hvordan ved Concierge AI, hvad stedet tilbyder?
Fra en vidensbase, som vi udfylder under implementeringen: lokaler, menuer, pakker, priser og reservationsregler.
Hvad hvis en forespørgsel er usædvanlig?
Concierge AI gætter ikke. Den sender mailen videre til manageren sammen med et resumé af sagen.
Kan jeg tjekke et svar, før det sendes?
Ja. I tilstanden »Udkast til godkendelse« venter hvert svar på, at du godkender det.
Hvilke sprog svarer den på?
På det sprog, gæsten har skrevet på.
Svarer den også i chatten, på Messenger og på WhatsApp?
Ja. Beskeder fra mail, formularen på hjemmesiden, chat, Messenger, Instagram, WhatsApp og sms samles i én indbakke, og Concierge AI svarer i alle disse kanaler.
Hvornår går en forespørgsel videre til manageren?
Det bestemmer du: ved udvalgte emner, ved større arrangementer eller når en gæst er utilfreds. Manageren får et resumé af tråden og et forslag til svar.
Hvilken plan indeholder Concierge AI?
I alle planer: Du kan vælge Concierge AI som det eneste modul i Starter-planen eller som ét af fem i Plus-planen. Prime-planen omfatter alle moduler. Se priserne.
Til hvem
Fungerer godt på steder som disse.
Ét økosystem
Spiller sammen med resten af Townely.
Løsningerne kan fungere hver for sig eller sammen. Tilføj flere moduler, når din forretning har brug for dem.
Viden
Guider til dette modul.
ReservationerDepositum, acontobetaling eller forudbetaling? Sådan tager du betaling for reservationerForudbetaling beskytter mod tomme borde, men det ord, du bruger i dine reservationsbetingelser, har betydning. Vi forklarer forskellene og viser, hvordan du sætter reglerne op for borde, VIP-loger og billetter.3 min. læsetidStrategiÉt system frem for seks: Så meget koster værktøjskaos dit stedReservationer i en notesbog, bestillinger på papirbonner, telefonen i managerens lomme, vagtplanen i et regneark, leverandørerne i en chatapp. Regn ud, hvor meget tid der går med at taste data ind igen, og beslut, hvor oprydningen skal begynde.3 min. læsetid
Klar til forandring?