Il messaggio arriva nella casella
E-mail o app di messaggistica
Concierge AI lavora sulla casella che usi già, ad es. prenotazioni@ o eventi@. I messaggi dal form, dalla chat e dalle app di messaggistica arrivano nello stesso posto.
Concierge AI. Risposta a ogni richiesta di evento in pochi minuti.
Un concierge virtuale risponde alle e-mail e ai messaggi degli ospiti: richieste per eventi aziendali, feste per ricorrenze, prenotazioni di gruppo ed eventi più grandi. Chiede i dettagli, verifica la disponibilità e prepara un'offerta. Lavora 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
Prima e dopo
Una casella di posta in cui niente resta in attesa.
Tempi di risposta
Invece di aspettare giorni, l'ospite riceve una risposta in pochi minuti, anche la sera e nel weekend.
Richieste senza risposta
Nessuna e-mail su un evento si perde nella casella tra fatture e offerte dei fornitori.
Dettagli dell'evento
Il concierge raccoglie tutte le informazioni già al primo scambio, senza diversi giri di e-mail con domande.
Più canali
Invece di e-mail, app di messaggistica e form sparsi in posti diversi, hai un'unica casella e un'unica conversazione con ogni ospite.
Il tempo del manager
Il manager si occupa di richieste già complete, non di scrivere sempre le stesse risposte.
Cosa sa fare
Un concierge virtuale per eventi e gruppi.
- Eventi aziendali e ricorrenzeCene di Natale aziendali, team building, compleanni, prime comunioni, battesimi, banchetti e conferenze.
- Chiede i dettagliData, orario, numero di ospiti, budget, menu, esigenze alimentari, attrezzature o pernottamento.
- Verifica la disponibilitàConsulta il calendario di sale e tavoli e, se la data è occupata, ne propone un'altra.
- Prepara l'offertaSceglie menu, pacchetti e prezzi tra le proposte del locale e li invia nella risposta.
- Prenotazione provvisoriaSegna la data nel calendario come provvisoria e ricorda all'ospite di confermarla.
- Valutazione delle richiesteRisponde subito a ogni nuova richiesta, mentre l'ospite sta ancora confrontando i locali. Passa al manager le richieste con data, numero di ospiti e budget, e segue da solo le altre finché non sono complete.
- PromemoriaSe l'ospite non risponde, lo ricontatta via e-mail o SMS finché la questione non è chiusa e, dopo l'evento, chiede una recensione. Prima di ogni invio verifica i consensi dell'ospite.
- Tutti i messaggi in un'unica casellaE-mail, form del sito, chat, Messenger, Instagram, WhatsApp e SMS arrivano in un unico posto. Con ogni ospite hai una sola conversazione, anche quando cambia canale o chiama Voice AI.
- Una casella in ordineRiconosce tutti gli altri messaggi, come fatture, e-mail dei fornitori, CV o reclami, e li assegna alle persone giuste.
- Il tono del tuo localeRisponde nella lingua dell'ospite, con il tuo stile, senza refusi e con la tua firma.
Come funziona
Dall'e-mail all'evento confermato.
Riconosce la richiesta
Tipo e dettagli
Tipo di evento, data, numero di ospiti e le informazioni che ancora mancano.
Risponde e chiede i dettagli
In pochi minuti
Invia una risposta con un'offerta e le domande sui dettagli mancanti.
Passa la richiesta completa
Manager e calendario
Il manager riceve un riepilogo e la data viene segnata in calendario come provvisoria.
Modalità
Decidi tu quanto delegare a Concierge AI.
Automazione completa
Concierge AI risponde da solo, entro i limiti che stabilisci.
Bozza da approvare
Prepara la risposta e il manager la corregge o la approva con un clic.
Fuori orario
Risponde la sera e nei weekend, mentre in orario di lavoro passa le pratiche al team.
Team e AI
Quando risponde una persona, l'AI dà una mano.
- Regole di inoltroDecidi tu quando una conversazione passa al manager: per argomenti specifici, come un matrimonio o un reclamo, per gli eventi più grandi o quando l'ospite è insoddisfatto.
- Riepilogo della conversazionePrima ancora di aprire la conversazione, il manager vede in poche frasi di cosa si tratta, cosa è già stato concordato e di che umore è l'ospite.
- Risposte suggeriteL'AI propone una risposta basata sull'offerta del locale. Basta correggerla e inviarla.
- TraduzioneUn messaggio in lingua straniera viene subito tradotto per il team e la risposta arriva all'ospite nella sua lingua.
- Storico dell'ospiteAccanto a ogni messaggio vedi le e-mail precedenti, le chiamate con Voice AI e le prenotazioni dell'ospite.
- Tutto in ordine con un clicOggetto, categoria, nota e stato della richiesta si compilano da soli. Al personale basta approvarli.
Pannello
A che punto è ogni richiesta.
- Stato delle richiesteTutte le richieste in un'unica vista, divise in nuove, con offerta inviata, in attesa dell'ospite e confermate.
- Pratiche con scadenzaOgni pratica, che sia un reclamo, un oggetto smarrito o una richiesta di fattura, ha un responsabile, una priorità e una scadenza per la risposta. Vedi subito cosa sta per scadere.
- Cronologia dei messaggiL'intero scambio di messaggi con l'ospite, accanto a ogni richiesta.
- Valutazione e umoreOgni conversazione, gestita dall'AI o dal team, riceve una valutazione, con l'umore dell'ospite e gli argomenti più frequenti delle richieste.
- Tempi di risposta ed efficaciaQuante richieste sono arrivate e quante si sono trasformate in eventi confermati.
- NotificheIl manager riceve un avviso quando arriva una richiesta importante, una pratica richiede una decisione o l'umore degli ospiti peggiora.
Sicurezza
La corrispondenza degli ospiti sotto controllo.
GDPR
Dati gestiti in conformità al GDPR, con un accordo per il trattamento dei dati (DPA).
Crittografia e server nell'UE
La corrispondenza è crittografata in ogni fase e conservata in data center certificati nell'Unione Europea.
Privacy
I messaggi degli ospiti non vengono usati per addestrare modelli AI pubblici. I modelli funzionano in un ambiente chiuso.
Protezione dalle manipolazioni
Concierge AI non si lascia convincere a concedere sconti non previsti dall'offerta né a fornire i dati di altri ospiti. Le risposte vengono controllate prima dell'invio.
Accesso
Solo le persone autorizzate del tuo team possono vedere la corrispondenza.
Trasparenza
L'ospite sa che la risposta è stata preparata da un assistente AI.
Domande
Domande frequenti su Concierge AI.
Devo cambiare indirizzo e-mail?
No. Concierge AI lavora sulla casella che usi già.
Come fa Concierge AI a conoscere l'offerta del locale?
Da una base di conoscenza che compiliamo durante l'attivazione: sale, menu, pacchetti, prezzi e regole di prenotazione.
E se la richiesta è insolita?
Concierge AI non tira a indovinare. Inoltra l'e-mail al manager insieme a un riepilogo della richiesta.
Posso controllare la risposta prima dell'invio?
Sì. Nella modalità «Bozza da approvare» ogni risposta aspetta la tua approvazione.
In quali lingue risponde?
Nella lingua in cui ha scritto l'ospite.
Risponde anche in chat, su Messenger e su WhatsApp?
Sì. I messaggi da e-mail, form del sito, chat, Messenger, Instagram, WhatsApp e SMS arrivano in un'unica casella e Concierge AI risponde su ciascuno di questi canali.
Quando una richiesta passa al manager?
Quando lo decidi tu: per argomenti specifici, per gli eventi più grandi o quando l'ospite è insoddisfatto. Il manager riceve il riepilogo della conversazione e una risposta suggerita.
In quale piano è incluso Concierge AI?
In tutti i piani: puoi scegliere Concierge AI come unico modulo nel piano Starter o come uno dei cinque nel piano Plus. Il piano Prime include tutti i moduli. Vedi i prezzi.
Per chi è
Funziona bene in questi locali.
Un unico ecosistema
Si integra con il resto di Townely.
Le soluzioni possono funzionare da sole o insieme. Attiva altri moduli quando ne ha bisogno la tua attività.
Risorse
Guide su questo modulo.
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